Tính năng hệ thống quản lý đặt hàng Trung Quốc - Simple
Tự động hóa quy trình Phục vụ – Thực hiện – Đánh giá với một giải pháp công nghệ mạnh mẽ.
TẠO ĐƠN
- Khách hàng tạo đơn hàng bằng phương pháp thủ công, import excel theo mẫu hoặc công cụ đặt hàng (extension)
- Chỉ bao gồm đơn hàng thường
- Khách hàng có thể cập nhật đơn hàng, hủy đơn hàng, xem chi tiết đơn hàng đã tạo
XỬ LÝ ĐƠN HÀNG THƯỜNG
- Quản lý chăm sóc khách hàng quản lý đơn hàng, xác nhận đơn hàng, thực hiện phân công nhân viên chăm sóc khách hàng phụ trách
- Nhân viên chăm sóc khách hàng cập nhật lựa chọn nguồn hàng, hình ảnh, …. của đơn hàng khách hàng tạo
- Trao đổi, thống nhất với khách hàng thông qua chức năng chat và tiến hành duyệt đơn hàng
- Hệ thống gửi thông báo đến quản lý và khách hàng đơn hàng đã được duyệt
XỬ LÝ ĐẶT CỌC
- Khách hàng chuyển tiền đặt cọc đơn hàng bằng các hình thức: đặt cọc bằng ví, đặt cọc bằng chuyển khoản.
- Kế toán tiến hành kiểm tra và xác nhận đặt cọc đơn hàng để chuyển qua bước đặt hàng
ĐẶT HÀNG
- Quản lý đặt hàng tiếp nhận đơn hàng, thực hiện phân công nhân viên đặt hàng phụ trách đơn hàng
- Nhân viên đặt hàng tiếp xúc với shop Trung Quốc, tiến hành đặt hàng đơn hàng
- Tiếp nhận và xử lý phát sinh đơn hàng: số lượng shop không đủ so với số lượng đặt, ship nội địa, hình thức chiết khấu,…
- Nhân viên đặt hàng trao đổi với khách hàng bằng chức năng chat để xử lý các phát sinh đơn hàng
VẬN CHUYỂN, XỬ LÝ NHẬP KHO
- Nhân viên giao nhận Trung Quốc xử lý nhập vận đơn vào kho hàng Trung Quốc, thực hiện tạo lô hàng vận chuyển
- Vận chuyển lô hàng về Việt Nam, nhân viên giao nhận Việt Nam thực hiện nhập kho Việt Nam các lô hàng vận chuyển
- Quản lý giao nhận tiếp nhận, quản lý các lô hàng vận chuyển
- Quản lý kho hàng Trung Quốc, kho hàng Việt Nam, Nguồn hàng, Kho hàng
- Phí vận chuyển được tính phụ thuộc vào khối lượng thực hoặc khối lượng quy đổi từ kích thước kiện hàng
KIỂM HÀNG
- Quản lý giao nhận tạo nhiệm vụ kiểm hàng kiện hàng
- Nhân viên kho Việt Nam thực hiện kiểm tra kiện hàng: kiện hàng nguyên vẹn, hay phát sinh khiếu nại
TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ KHIẾU NẠI
- Nếu kiện hàng có khiếu nại từ kiểm hàng, Nhân viên chăm sóc khách hàng và nhân viên đặt hàng tiếp xúc với shop, trao đổi với khách hàng để chốt phương án xử lý
- Sau khi chốt phương án xử lý Admin/QLĐH duyệt chốt phương án xử lý khiếu nại
THANH TOÁN ĐƠN HÀNG
- Khách hàng hoặc quản lý chăm sóc khách hàng tạo yêu cầu thanh toán tiền hàng còn lại
- Kế toán kiểm tra giao dịch và xác nhận thanh toán
XUẤT KHO
- Quản lý giao nhận tạo nhiệm vụ xuất kho cho kiện hàng
- Nhân viên giao hàng kiện hàng
NHẬN HÀNG
- Khách hàng nhận hàng, xác nhận đơn hàng hoàn thành khi đã được giao hết tất cả các kiện
- Hoàn thành quy trình
VẬN ĐƠN VÔ DANH, ĐƠN HÀNG QUAY ĐẦU
- Quản lý, xử lý các vận đơn vô danh
- Tạo và xử lý đơn hàng quay đầu từ đơn hàng chính ban đầu hoặc từ khiếu nại trả hàng liên quan
THỐNG KÊ
- Thống kê đơn hàng thường, doanh số, thanh toán thực, khuyến mãi Wechat, tiền mặc cả
- Thống kê hoa hồng nhân viên, bao gồm: hoa hồng nhân viên chăm sóc khách hàng, hoa hồng nhân viên đặt hàng
- Quản lý công nợ theo từng đơn hàng
- Trích xuất dữ liệu báo cáo, thống kê ra file excel
NHIỆM VỤ VÀ HỆ THỐNG THÔNG BÁO
- Phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng nhân viên, bộ phận
- Hệ thống nhiệm vụ bao gồm: xử lý đơn hàng, đặt hàng đơn hàng, xử lý khiếu nại – NV đặt hàng, xử lý khiếu nại – NV CSKH, giao hàng
- Gửi thông báo/cảnh báo đến quản trị, nhân viên các bộ phận phụ trách xử lý và khách hàng khi có sự thay đổi đơn hàng hoặc chi phí phát sinh
CẤU HÌNH HỆ THỐNG
- Cài đặt các cấu hình: tỷ lệ đặt cọc đơn hàng thường, phí bảo hiểm, phần trăm hoa hồng nhân viên
- Các cấu hình hệ thống khác: số bản ghi hiển thị mặc định, số ngày cho phép chậm mã vận đơn, số ngày tồn tại giỏ hàng, cảnh báo tăng phí ship khi có chênh lệch khối lượng, hệ số quy đổi khối lượng,…
